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Controlar el Traspaso de datos UE es una de las tareas más críticas, y a menudo subestimadas, en la gestión de la privacidad. Si tu empresa utiliza proveedores de software o servicios cloud alojados fuera de la Unión Europea, como en Estados Unidos, estás moviendo datos personales a través de fronteras. Y eso, amigo, exige un plan.
No se trata solo de cumplir una norma. Se trata de proteger la información de tus clientes y la reputación de tu negocio. Una transferencia mal gestionada puede derivar en sanciones económicas importantes. Vamos a ver cómo ponerle remedio.
¿Por qué importa tanto el traspaso de datos UE?
Piensa en el RGPD como una burbuja de protección que cubre a toda la UE. Dentro, los datos están seguros bajo unas reglas de juego muy claras. Cuando sacas esos datos, por ejemplo, para enviarlos a un servidor en Virginia (EE.UU.), la burbuja se rompe.
Para que ese movimiento sea legal, debes garantizar que los datos seguirán igual de protegidos en su destino. La responsabilidad de demostrarlo recae sobre ti, no sobre tu proveedor. Ignorar esto es uno de los errores RGPD que cuestan miles de euros.
Las bases que legitiman una transferencia internacional
No puedes mover datos personales fuera de la UE porque sí. Necesitas una base legal sólida que lo justifique. Aquí tienes las opciones principales, sin rodeos:
Decisiones de Adecuación: La vía rápida
La Comisión Europea revisa las leyes de privacidad de otros países. Si considera que un país ofrece un nivel de protección «esencialmente equivalente» al del RGPD, emite una «decisión de adecuación». Países como Reino Unido, Suiza o Japón están en esta lista. Si tu proveedor está en uno de ellos, el proceso se simplifica mucho.
Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs): El plan B
¿Y si no hay decisión de adecuación, como pasa con muchos países? Aquí entran en juego las Cláusulas Contractuales Tipo o Standard Contractual Clauses. Son un contrato estándar aprobado por la Comisión que firmas con tu proveedor. En él, ambas partes se comprometen a proteger los datos según los estándares europeos.
¡Ojo! Desde 2020, no basta con firmar. Debes realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia (TIA) para confirmar que las cláusulas se pueden cumplir en la práctica en el país de destino.
Errores comunes que debes evitar ya
En el día a día, vemos fallos que se repiten. Evítalos a toda costa:
- Dar por hecho la adecuación: Usar un proveedor estadounidense asumiendo que el Data Privacy Framework (DPF) lo cubre todo. Verifica siempre que la empresa concreta está certificada.
- Firmar SCCs y olvidar: Implementar Cláusulas Contractuales Tipo sin hacer la evaluación de impacto (TIA) es dejar el trabajo a medias y no te cubrirá ante una inspección.
- No mapear tus flujos de datos: Muchas empresas ni siquiera saben con certeza a dónde viajan sus datos. El primer paso es auditar tus herramientas y proveedores. Para más información oficial, siempre puedes consultar el blog de la AEPD.
Gestionar el Traspaso de datos UE no es opcional. Es una obligación que define a una empresa seria y comprometida con la privacidad. Revisa tus procesos, habla con tus proveedores y asegúrate de que tienes todo atado.
Si necesitas asesoramiento especialista para tu caso particular en esta materia, estaremos encantados de escuchar tu necesidad para proponerte una opción de servicio ajustada. Si estás interesado, puedes consultarnos en nuestra sección de contacto y en breve te responderemos.