Justificantes médicos: acredita lo necesario
Recibir un justificante médico no da a tu empresa acceso ilimitado a la salud de una persona trabajadora o de sus familiares. Al gestionar una ausencia o un permiso, necesitas comprobar qué derecho se solicita y qué información permite acreditarlo. El criterio se aplica también a autónomos con empleados y pequeñas empresas.
Antes de pedir documentación, revisa la norma y el convenio aplicables: una visita médica no genera automáticamente un permiso retribuido en todos los casos. Justificar la asistencia y tener derecho a cobrar ese tiempo son cuestiones distintas.
Según el criterio específico de la AEPD, si el derecho depende de una hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización, el justificante debe acreditar esa circunstancia sin añadir detalles clínicos innecesarios. Comprueba también los demás requisitos exigibles, como el reposo domiciliario cuando corresponda.
Existe una excepción importante: cuando la norma vincula el derecho a un diagnóstico concreto, la empresa puede conocer el necesario para acreditarlo. Ocurre, por ejemplo, en determinados supuestos de reducción de jornada para cuidar a hijos con cáncer u otra enfermedad grave, regulados en el artículo 37.6 del Estatuto de los Trabajadores. Esto no autoriza a solicitar toda la historia clínica.
Quién puede acceder al justificante
La guía laboral de la AEPD recuerda que el acceso debe corresponder a las funciones asignadas. Define quién verifica la documentación y quién necesita únicamente conocer la ausencia autorizada y su duración. Organizar un turno no exige, por sí mismo, conocer el diagnóstico.
Si una asesoría tramita permisos o incidencias de nómina por cuenta de tu empresa, limita la información remitida a lo necesario para ese encargo y regula el tratamiento de datos. Externalizar la gestión no justifica enviar informes médicos completos por defecto.
Recomendamos un canal de entrega reservado, permisos de acceso restringidos y evitar carpetas compartidas con toda la plantilla. Establece también los plazos de conservación y, cuando proceda, bloqueo, según las obligaciones y responsabilidades aplicables.
Revisa tu gestión con OZONIA
En OZONIA Consultores podemos asesorarte para ajustar la recogida y el acceso a estos documentos a las necesidades de tu actividad.
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