Formación en IA: cómo cumplir hoy

La irrupción masiva de herramientas IA como ChatGPT, Copilot o generadores de código y contenido en las rutinas de trabajo ha cambiado la forma de operar de pymes, grandes empresas y autónomos. Sin embargo, este despliegue tecnológico no se encuentra actualmente en un vacío legal.

Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (RIA – Reglamento UE 2024/1689), las empresas no solo deben preocuparse por la eficiencia que aporta la tecnología, sino por la legalidad de su uso. Entre sus preceptos clave destaca el Artículo 4, que impone una obligación directa a las empresas: garantizar la alfabetización y formación en IA de todo el personal que interactúe con estas herramientas.

Desde OZONIA Consultores, como especialistas en Protección de Datos (RGPD/LOPDGDD) y Cumplimiento Normativo Digital, analizamos en este artículo el alcance real de esta obligación y respondemos a la duda fundamental que nos plantean la mayoría de los directivos: ¿la intensidad de la formación depende del nivel de uso e integración de la IA en la actividad diaria de la empresa?

¿A quién obliga exactamente el Reglamento de Inteligencia Artificial?

Si alguna vez escuchaste manifestar a empresarios y profesionales que el RIA solo aplica a las grandes tecnológicas o a las startups que desarrollan software de Inteligencia Artificial. Esto es completamente falso.

El Reglamento distingue claramente dos figuras principales:

• Proveedores (Providers): Quienes desarrollan y comercializan los sistemas de IA.

• Responsables del despliegue (Deployers): Cualquier empresa, entidad pública o trabajador autónomo que utilice sistemas de IA en el marco de su actividad profesional.

Si en tu oficina tus empleados redactan correos con un asistente virtual, analizan datos con copilotos informáticos, resúmenes informes o procesan datos de clientes con algoritmos de terceros, tu empresa es responsable del despliegue. Por tanto, la obligación de alfabetizar y formar al equipo te alcanza de forma directa.

Incluso si el uso resulta mínimo, existe un núcleo infranqueable. Nadie debe compartir secretos comerciales o datos de clientes con un algoritmo abierto. Si quieres entender mejor cómo encaja esto con la normativa continental, revisa nuestro artículo sobre el uso de IA en Europa: el triángulo clave. Además, recuerda que las reglas nacionales aprietan; la nueva Ley de IA española te va a afectar de lleno.

¿Depende la formación del grado de inclusión de la IA en la empresa?

La respuesta corta y categórica es SÍ. La formación no debe ser un paquete genérico ni idéntico para todos los empleados, sino que depende proporcionalmente del nivel de inclusión de la IA en el trabajo diario y del contexto de uso.

El propio Artículo 4 del RIA establece expresamente que las medidas de capacitación deben adoptarse teniendo en cuenta:

1. Los conocimientos técnicos, experiencia y educación previa del personal.

2. El contexto específico en el que se van a utilizar los sistemas de IA.

3. El colectivo de personas sobre el que van a repercutir dichos sistemas.

Esto significa que el legislador europeo huye de un modelo rígido de «café para todos». La capacitación debe ser proporcionada, adaptada y gradual.

Matriz de capacitación: Los 3 niveles de integración de la IA

Para trasladar esta exigencia legal a la realidad operativa de una empresa, en OZONIA Consultores analizamos el uso que le da cada empresa y lo enmarcamos en tres niveles en función de la intensidad y el riesgo del uso atendiendo a lo establecido en el RIA. De este modo, queda de la siguiente forma:

Nivel 1: Uso Ocasional y Herramientas Generales (Nivel Básico)

• Perfil: Empleados que utilizan la IA de forma puntual como apoyo (redacción de textos, búsqueda de ideas, traducción o resúmenes de documentos no confidenciales).

• Enfoque de la formación: Sensibilización sobre riesgos básicos. Se centra en el uso seguro del prompting, la prohibición absoluta de introducir datos personales o secretos empresariales en herramientas abiertas y la verificación de resultados (alucinaciones).

Nivel 2: Uso Intensivo e Integrado en Procesos Operativos (Nivel Medio)

• Perfil: Departamentos de marketing, atención al cliente, recursos humanos o programación que integran la IA diariamente en su flujo de trabajo (chats conversacionales automatizados, generación intensiva de código o análisis masivo de textos).

• Enfoque de la formación: Protocolos operativos y cumplimiento del RGPD. Incluye gestión de sesgos algorítmicos, derecho de propiedad intelectual sobre los resultados generados, configuración de privacidad en las plataformas y supervisión humana continua.

Nivel 3: Uso Crítico o Sistemas de Alto Riesgo (Nivel Avanzado)

• Perfil: Equipos que operan sistemas de IA orientados a la toma de decisiones que impactan directamente en las personas (evaluación de credibilidad crediticia, selección automatizada de personal, scoring de salud o perfilado de clientes).

• Enfoque de la formación: Gobernanza rigurosa de la IA, gestión de riesgos, trazabilidad de las decisiones automatizadas, auditoría de sesgos y mecanismos de intervención humana inmediata.

 «Suelo Mínimo Infranqueable»: Lo que todo empleado debe saber.

Aunque la formación deba adaptarse a cada puesto, existe un módulo transversal de mínimos que toda empresa debe garantizar a la totalidad de su plantilla, independientemente de que usen la IA diez minutos o seis horas al día.

Este núcleo básico debe cubrir obligatoriamente cuatro pilares:

1. Protección de Datos (RGPD y LOPDGDD): Introducir un dato personal (nombre, DNI, dirección, historial médico o nómina de un cliente o empleado) en una herramienta de IA comercial de acceso público constituye una cesión no autorizada de datos y una brecha de seguridad muy grave bajo el RGPD, sancionable por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

2. Confidencialidad y Propiedad Intelectual: El personal debe comprender que los secretos comerciales, estrategias financieras o código fuente introducidos en la IA pueden ser utilizados por el proveedor para reentrenar sus modelos globales, haciendo que la información quede expuesta a terceros.

3. Verificación de Alucinaciones y Responsabilidad Humana: La IA comete errores y puede inventar datos de forma convincente (alucinación). El trabajador debe asimilar que el único responsable de la exactitud de un informe, dictamen o respuesta dada a un cliente es la persona física, no la máquina.

4. Conciencia de Sesgos y Ética: Comprender que las respuestas de la IA reflejan los datos con los que ha sido entrenada, por lo que pueden contener sesgos discriminatorios que deben ser corregidos antes de cualquier aplicación práctica.

 

 ¿Cómo demuestra una empresa que cumple con el Artículo 4 del RIA?

En el ámbito de la inspección regulatoria, lo que no está documentado simplemente no existe. No basta con organizar un taller informal o enviar un vídeo explicativo por correo electrónico. Ante un requerimiento o auditoría, la empresa debe contar con evidencia documental demostrable.

Para garantizar la tranquilidad jurídica de su organización, OZONIA Consultores ayuda a implantar un sistema de evidencia estructurado en cuatro fases:

1. Inventario de Sistemas de IA: Mapeo de qué herramientas de IA se están utilizando en la empresa y por quién.

2. Evaluación de Necesidades de Formación (TNA): Análisis del nivel de competencia actual y los riesgos asociados al uso concreto que hace cada departamento.

3. Impartición del Plan de Capacitación: Cursos y jornadas formativas teóricas y prácticas orientadas a la operativa real de la empresa.

4. Registro y Registro de Evidencias: Expedición de certificados individuales, registros de asistencia, temarios impartidos y firma de la Política Interna de Uso Aceptable de la IA por parte de la plantilla.

Por qué la formación en IA sería una oportunidad y no un mero trámite legal:

Abordar la alfabetización en IA únicamente desde la perspectiva del miedo a las sanciones es un enfoque limitado. Cumplir con el Artículo 4 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial ofrece ventajas competitivas inmediatas:

• Protege la reputación corporativa: Evita filtraciones accidentales de datos confidenciales o envíos de información errónea a clientes.

• Aumenta la productividad real: Un equipo bien formado no solo utiliza la IA de forma segura, sino que aprende a estructurar mejores prompts y a automatizar tareas complejas en la mitad de tiempo.

• Genera confianza institucional: Mostrar a clientes, inversores y socios comerciales que tu empresa utiliza la IA bajo estándares éticos y legales certificados refuerza tu posicionamiento en el mercado.

¿Está tu empresa preparada para cumplir con el Reglamento Europeo de IA?

La convivencia entre la eficiencia tecnológica y el cumplimiento normativo es el gran reto empresarial de esta década. Combinar el respeto estricto al RGPD / LOPDGDD con las nuevas obligaciones del RIA exige un asesoramiento especializado que entienda tanto la ley como la tecnología.

En OZONIA Consultores diseñamos planes de alfabetización y protocolos de uso seguro de Inteligencia Artificial a la medida de tu empresa o despacho, evaluando el grado de inclusión tecnológica de tus departamentos y protegiendo tu negocio frente a riesgos legales y reputacionales.

¿Usáis herramientas de IA en vuestra actividad diaria?

Ponte en contacto con el equipo de OZONIA Consultores hoy mismo y solicitad una auditoría inicial del estado de cumplimiento de vuestra organización.

Autor: Antonio Heredia

Consultor de OZONIA