Una brecha de seguridad en tu empresa no es una posibilidad remota; es una eventualidad para la que debes prepararte. Cuando ocurre, se desata una carrera contrarreloj que se libra en dos frentes simultáneos: el técnico y el legal. La gestión incorrecta de un incidente de seguridad no solo agrava el daño operativo, sino que puede derivar en importantes sanciones económicas.

Lejos de ser un problema exclusivo de las grandes corporaciones, las pymes son un objetivo frecuente de ciberataques. Saber cómo actuar es fundamental. Este artículo traza una hoja de ruta clara, basada en las directrices de organismos de referencia como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE).

Paso 1: Contener la hemorragia y evaluar el alcance

Las primeras horas son críticas. Antes incluso de pensar en las obligaciones legales, la prioridad absoluta es contener el incidente para evitar que el daño se extienda. La respuesta técnica inicial es clave.

El plan de acción inmediato debería seguir las recomendaciones de respuesta a incidentes que promueve el INCIBE-CERT, el centro de respuesta a incidentes de seguridad de referencia en España. Esto implica:

  • Aislar los sistemas afectados: Desconectar de la red los equipos o servidores comprometidos para frenar la actividad del atacante.
  • Preservar las evidencias: No apagar ni reiniciar sistemas sin un criterio técnico claro. Es vital conservar los registros (logs) y otras pruebas digitales que permitirán investigar qué ha ocurrido.
  • Evaluar el impacto: Identificar qué información ha sido comprometida. ¿Son datos de clientes, de empleados, credenciales, información financiera? Determinar la naturaleza y el volumen de los datos afectados es un paso indispensable para los siguientes puntos.

Paso 2: La notificación a la AEPD en 72 horas

Una vez contenido el incidente, el cronómetro legal empieza a correr. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), traspuesto a nuestra legislación a través de la Ley Orgánica 3/2018, es muy claro: las brechas de seguridad de los datos personales deben notificarse a la autoridad de control competente, en nuestro caso la AEPD.

El plazo es de 72 horas como máximo desde que se tiene constancia de la brecha. Es un margen muy ajustado que exige tener un procedimiento bien definido de antemano. No todas las brechas deben notificarse, solo aquellas que “constituyan un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas”. En la práctica, la mayoría de incidentes que implican acceso no autorizado a datos personales cumplen este criterio.

Según la AEPD, la notificación debe incluir, como mínimo:

  • La naturaleza de la brecha.
  • Las categorías y el número aproximado de interesados y registros de datos afectados.
  • Las posibles consecuencias de la brecha.
  • Las medidas adoptadas o propuestas para ponerle remedio.
  • Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO) o de otro punto de contacto.

Esta comunicación se realiza a través de la Sede Electrónica de la propia AEPD, que ofrece un formulario específico para ello.

Paso 3: La comunicación a los afectados

Además de notificar a la AEPD, en determinadas circunstancias es obligatorio comunicar la brecha directamente a las personas afectadas. Esta obligación surge cuando es probable que la brecha entrañe un alto riesgo para sus derechos y libertades.

¿Qué se considera un alto riesgo? Por ejemplo, la filtración de datos que puedan provocar usurpación de identidad, fraudes financieros, daño reputacional o la revelación de datos especialmente sensibles (salud, ideología, etc.).

La comunicación debe ser en un lenguaje claro y sencillo, explicando la naturaleza del incidente y recomendando a los afectados medidas para protegerse, como cambiar sus contraseñas. Ser transparente, aunque sea difícil, es fundamental para gestionar la confianza de clientes y usuarios.

Paso 4: Documentar, analizar y mejorar

El trabajo no termina tras las notificaciones. El principio de responsabilidad proactiva del RGPD exige que todas las brechas de seguridad, se notifiquen o no, queden documentadas internamente. Este registro debe incluir los hechos, sus efectos y las medidas correctoras adoptadas.

Este análisis post-incidente es una herramienta de mejora continua de gran valor. Permite responder a preguntas cruciales: ¿Por qué ha ocurrido? ¿Falló un sistema, un proceso o hubo un error humano? ¿Qué podemos hacer para que no vuelva a suceder? Las conclusiones deben servir para reforzar las medidas de seguridad, formar al personal y actualizar los protocolos de respuesta. Tanto el blog de la AEPD como la sección de Empresas de INCIBE ofrecen recursos muy valiosos para implementar estas mejoras.

Gestionar una brecha de datos es un proceso complejo que combina técnica y legalidad. La presión del tiempo y las potenciales consecuencias hacen que la improvisación sea el peor enemigo. Contar con un plan de respuesta definido y ensayado marca la diferencia entre una crisis controlada y un desastre reputacional y económico. Si tu empresa necesita ayuda para crear este plan o requiere asesoramiento experto para afrontar una situación de este tipo, estamos para escucharte. Explícanos tu necesidad en nuestra sección de contacto y te propondremos una solución a medida de tu caso.