Enviar un correo electrónico sin copia oculta infringe la Ley de Protección de Datos sancionándose con multas de hasta 300.000 euros.

 

Hoy en día es habitual que entidades o empresas envíen un mismo correo electrónico a multitud de destinatarios y sin embargo, no conocen que esta práctica tan habitual puede llegar a infringir la Ley de Protección de Datos si este envío no se realiza con la llamada copia oculta.

Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), las direcciones de correo electrónico constituyen un dato de carácter personal, ya que identifican al titular de la cuenta. Al otorgarles esta categoría, estas direcciones se pueden comparar con el nombre y los apellidos, o el número de teléfono de una persona.

Por lo tanto, al enviar un correo electrónico sin utilizar la copia oculta, estaríamos infringiendo la normativa dando a conocer estos datos (dirección de correo electrónico) a un  grupo de personas, con la excepción de que cada una de esas personas nos hubiera dado permiso para hacerlo, y así nos lo recuerda la AEPD en su Guía de Recomendaciones a los usuarios de la red: “la inclusión de datos en directorios de personas accesibles al público en internet sin las adecuadas medidas de seguridad, supone exponer a los usuarios a que sus datos puedan ser recopilados sin su conocimiento y utilizados para otros fines“.

El artículo 45.2 de la LOPD establece que este tipo de infracciones graves serán sancionadas con una multa de 40.001 a 300.000 euros, considerándose como infracción grave “La comunicación o cesión de los datos de carácter personal sin contar con legitimación para ello en los términos previstos en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias de desarrollo, salvo que la misma sea constitutiva de infracción muy grave” (Artículo 44.3 LOPD)

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la ley no prevé sanciones por uso doméstico ni a organismos públicos. Esto da como resultado que la mayoría de denuncias contra particulares terminen archivados por la AEPD, puesto que son enviados en el ámbito personal o doméstico, no entrando por tanto en el ámbito de acplicación de la ley. Según la AEPD, para resolver este tipo de asuntos  “la clave está en averiguar si a quien envía el correo electrónico facilitando la dirección de terceros se le aplica la ley o puede ampararse en la excepción doméstica”.

Han sido muchas las sanciones impuestas por la AEPD a distintas entidades, entre ellas, el banco Bankinter, sancionado en 2010 por enviar a varios clientes un correo electrónico sobre un plan de pensiones, y ello sin utilizar la copia oculta. La sanción fue considerada leve y además, el banco recurrió alegando que era un “error involuntario” de un empleado, por lo que finalmente se le redujo la multa por entenderse que no hubo intencionalidad.

Otro sujeto afectado por este “error” fue el Grupo Inmobiliario Sánchez Romero, el cual fue sancionado por remitir una felicitación en el que se hacían públicas 2.000 direcciones. de correo electrónico.

Sin embargo, a partir de la Ley de Economía sostenible de 2011, se modifica el régimen sancionador, considerándose esta vulneración como una infracción grave en donde las multas pueden oscilar hasta los 300.000€. No obstante, la AEPD permite atenuar esta circunstancia en determinados casos mediante la figura del “apercibimiento”. Esta medida es limitada y excepcional, aplicándose cuando se cometa la primera infracción, no siendo esta muy grave y cuando el denunciado tome las medidas necesarias para corregir la situación en un plazo determinado.

De esta forma, si no sabe como ocultar las direcciones a la hora de enviar un correo electrónico, aquí te facilitamos dos enlaces donde podrás encontrar ayuda y los pasos a seguir en los dos principales servicios de mensajería electrónica.

Si necesitas ayuda para ocultar direcciones en tu cuenta de Google (Gmail):

https://support.google.com/mail/answer/57143?hl=es

Si necesitas ayuda para ocultar direcciones en tu cuenta de Hotmail (Outlook):

https://support.microsoft.com/es-es/kb/290858/es-es

 
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